Ihr elektronischer Kontoauszug

Bekommen Sie Ihren Kontoauszug immer noch in Papierform?

Kommt der Kontoauszug zu Ihrem Firmenkonto noch aus dem Kontoauszugsdrucker? Wir bieten Ihnen und Ihren Mitarbeitern mit dem elektronischen Kontoauszug einen bequemeren und einfacheren Weg. Der digitale Kontoauszug Ihrer Volksbank Mönchengladbach ist die Alternative zum Papierauszug.

Die Vorteile des elektronischen Kontoauszugs für Firmenkunden

Davon profitieren Sie und Ihre Mitarbeiter

  • Sie und Ihre Mitarbeiter können aktuelle Kontoauszüge jederzeit und überall abrufen.
  • Die Auszüge werden 10 Jahre lang gespeichert.
  • Sie sparen den Gang zum Kontoauszugsdrucker.
  • Es entstehen keine Portokosten.
  • Der elektronische Kontoauszug wird von Ihrem zuständigen Finanzamt als Buchungsbeleg anerkannt.

Bitte beachten

Kunden, die handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungspflichten unterliegen, sollten sich bei einem Angehörigen der steuerberatenden Berufe informieren, was im Fall des Bezugs von elektronischen Dokumenten (beispielsweise Kontoauszügen) zur Erfüllung dieser Pflichten zu beachten ist. Als Firmenkunde beantragen Sie die Freischaltung bitte bei Ihrem Kundenberater.

Informationen dazu haben wir in einem Merkblatt zusammengestellt

So wechseln Sie zum elektronischen Kontoauszug

Elektronisches Postfach aktivieren

Sobald Sie sich für die Nutzung des elektronischen Postfachs angemeldet haben, erhalten Sie auch Ihre Kontoauszüge dort. Es ist keine separate Anmeldung für den elektronischen Kontoauszug notwendig.

  • Melden Sie sich mit Ihren persönlichen Zugangsdaten im Online-Banking an.
  • Wählen Sie den Menüpunkt "Postfach".
  • Wählen Sie "Verwaltung".
  • Wählen Sie die Person, die Sie zum Postfach anmelden möchten.
  • In der Spalte "Kontoauszüge" werden die Konten angezeigt, für die Sie digitale Kontoauszüge erhalten.
  • Akzeptieren Sie die Nutzungsvereinbarung und laden Sie die Sonderbedingungen herunter.
  • Bestätigen Sie die Aktivierung per TAN.

Sie und Ihre Mitarbeiter erhalten zukünftig alle Dokumente der in Ihrem Online-Banking aufgeführten Firmenkonten ausschließlich über Ihr elektronisches Postfach.

So stellen Sie als gesetzlicher Vertreter einer Firma Ihre Auszüge um

Ihre Firma ist kein Einzelunternehmen, sondern ein Unternehmen einer anderen Rechtsform, wie beispielsweise einer GmbH, KG, AG o. ä.? Um Ihre Firmenauszüge auf den elektronischen Kontoauszug umzustellen, müssen die gesetzlichen Vertreter der Firma das elektronische Postfach aktivieren und die Sonderbedingungen für die Nutzung des elektronischen Postfachs akzeptieren. Die benötigten Unterlagen erhalten Sie beim Beratungsgespräch bei Ihrer Volksbank Mönchengladbach. Wir raten Ihnen, vor der Umstellung mit dem Firmenkundenberater Ihrer Volksbank Mönchengladbach und mit Ihrem Steuerberater zu sprechen und sich bezüglich der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) zu informieren.

Technische Voraussetzungen für den elektronischen Kontoauszug

Ihren elektronischen Kontoauszug für Firmenkunden erhalten Sie in Ihrem OnlineBanking im PDF-Format. Melden Sie sich mit Ihren persönlichen Zugangsdaten im OnlineBanking an. Zum Anzeigen Ihrer Kontoauszüge benötigen Sie den "Adobe Acrobat Reader".

Sicherheit geht vor

Alle Dokumente werden am Zentralrechner unseres IT-Dienstleisters, der Atruvia AG, in einem gesicherten Umfeld gespeichert. Die Übertragung der Dokumente ist wie alle Transaktionen im OnlineBanking verschlüsselt.

Häufige Fragen zum elektronischen Kontoauszug für Firmenkunden

Sollte ich den elektronischen Kontoauszug abspeichern?

Wir empfehlen Ihnen, Ihren elektronischen Kontoauszug auf Ihrem lokalen Rechner abzuspeichern und zu archivieren. Aufbewahrungspflichtige elektronische Dokumente wie Kontoauszüge müssen in elektronischer Form aufbewahrt werden, um den steuerlichen Anforderungen zu genügen. Das im elektronischen Postfach enthaltene Archiv ersetzt nicht die lokale Archivierung auf einem Speichermedium.

Für welche Firmenkontoarten steht mir der elektronische Kontoauszug zur Verfügung?

Nach Ihrer Anmeldung zum elektronischen Kontoauszug erhalten Sie die digitalen Auszüge automatisch für alle Geschäftsguthaben- sowie Kontokorrent-, Spar-, Termingeld- und Darlehenskonten in Ihrem elektronischen Postfach. Auf Wunsch finden Sie dort auch Ihre elektronischen Order- und Wertpapiermitteilungen.

Werden meine elektronischen Kontoauszüge vom Finanzamt bzw. der Betriebsprüfung anerkannt?

Das Bundesfinanzministerium und die obersten Finanzbehörden des Bundes und der Länder haben diese Frage beraten und der Kreditwirtschaft Ende Juli 2014 schriftlich mitgeteilt, dass elektronische Kontoauszüge als Buchungsbelege anerkannt werden. Das Dateiformat ist nicht vorgeschrieben, eine einfache PDF-Datei genügt.

Erhalte ich weiterhin meinen Kontoauszug in Papierform?

Der elektronische Kontoauszug ersetzt den bisherigen Kontoauszug in Papierform.

Kostet der elektronische Kontoauszug etwas?

Sowohl die Umstellung auf den elektronischen Kontoauszug als auch die Bereitstellung Ihrer Kontoauszüge in Ihrem elektronischen Postfach sind für Sie kostenfrei.

Wie lange kann ich die Dokumente in meinem elektronischen Postfach abrufen?

Neu eingestellte Dokumente in Ihrem elektronischen Postfach werden für 10 Jahre zum Abruf bereitgehalten und danach automatisch gelöscht. Das Löschdatum ist in jeder Nachricht ersichtlich ("Aufbewahrung bis …"). Wir empfehlen Ihnen, Ihren elektronischen Kontoauszug lokal auf Ihrem Computer oder einem externen Speichermedium zu archivieren, da das elektronische Postfach nicht als dauerhaftes Archiv gedacht ist.

Kann ich den elektronischen Kontoauszug auch mit einer Online-Banking-Software abrufen?

Viele Firmenkunden nutzen zur Abwicklung ihrer Finanzgeschäfte im Internet entsprechende Softwareprodukte. Generell ist der Abruf Ihres elektronischen Kontoauszugs über eine solche Finanzsoftware möglich, sofern Ihre Software dies unterstützt. Die Einstellungen zum Abruf der Kontoauszüge sind softwarespezifisch. Entsprechende Informationen darüber, ob die Software den Abruf der Dokumente unterstützt und welche Einstellungen vorzunehmen sind, erhalten Sie im Handbuch Ihrer Software oder beim Programmhersteller.

Kann ich in meinem elektronischen Postfach eine Aufstellung meiner Kreditkartenumsätze abrufen?

Ihre Kreditkartenumsätze werden Ihnen monatlich papierhaft zur Verfügung gestellt. Im elektronischen Postfach sind sie derzeit nicht einsehbar.

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